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Recommandations du Groupe de travail mixte de l'ACGFR, de l'ACARR et du BSFI sur la régie interne et l'auto-évaluation des régimes de retraite


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Recommandations du Groupe de travail mixte de l'ACGFR, de l'ACARR et du BSFI sur la régie interne et l'auto-évaluation des régimes de retraite





Introduction

Le Comité sénatorial permanent des banques et du commerce a publié un rapport intitulé Les pratiques de régie interne des investisseurs institutionnels en novembre 1998. On y recommande que les régimes de retraite du Canada adoptent les pratiques exemplaires de l'industrie en matière de régie interne. Plus précisément, le Comité recommande que les administrateurs des régimes « adoptent les lignes directrices soit de l'ACARR, de l'ACGFR ou du BSIF, et qu'ils fassent rapport tous les ans aux membres du régime pour indiquer qu'ils respectent ou dépassent les lignes directrices adoptées ou, le cas échéant, expliquer pourquoi ils ont décidé de ne pas les suivre. »

Le Comité entend tenir des audiences au cours de l'an 2000 pour déterminer s'il y a lieu d'adopter des règlements pour s'assurer de la bonne régie interne des régimes ou si le mécanisme d'observation facultative des lignes directrices et des obligations en ce qui touche les rapports à l'intention des membres produit des résultats satisfaisants. Le passage suivant fait également partie de la recommandation susmentionnée : « Cette recommandation devrait être mise en œuvre lorsque les trois organisations concernées seront prêtes à aider ceux de leurs membres qui auront besoin d'aide pour déterminer comment s'y prendre pour effectuer une auto-évaluation. »

Puisque les trois lignes directrices émises ces dernières années par l'ACARR, l'ACGFR et le BSIF s'appuient sur de nombreux principes communs, ces organisations ont mis sur pied, comme le recommande le Comité sénatorial, un groupe de travail mixte sur la régie interne des régimes de retraite. Ce groupe de travail a pour but d'élaborer un ensemble commun de principes de régie interne des régimes de retraite et un guide permettant aux administrateurs des régimes d'évaluer leurs pratiques de régie interne.



Composition du Groupe du travail mixte :

ACGFR — Association canadienne des gestionnaires de fonds de retraite, qui représente un millier de membres, ce qui comprend des experts-conseils de l'industrie et des répondants de régimes de retraite de toute taille (Gretchen Van Riesen, Michael Beswick et Bruce Tollefson).

ACARR — Association canadienne des administrateurs de régimes de retraite, qui représente quelques-uns des régimes de retraite au Canada (Don Walcot et Bob Bertram).

BSIF — Bureau du surintendant des institutions financières Canada, qui réglemente environ 1 100 régimes de retraite à travers le Canada (Ron Bergeron et Pirjo Davitt).

Le Groupe de travail mixte s'est inspiré de ce qui suit :
  • Un système efficace de régie interne s'étend à toutes les facettes du régime de retraite, y compris la capitalisation, les placements, l'administration des prestations et la gestion, et constitue un élément essentiel de tous types de régimes de retraite, y compris ceux à cotisations déterminées et les régimes interentreprise.

  • Il conviendrait d'élargir la communication et la publicité entourant les questions de régie interne. Il faut que les administrateurs de régimes comprennent mieux ce que l'on entend par « régie interne » et comment celle-ci rejoint leurs obligations envers les bénéficiaires des régimes, de même que leurs attributions législatives et fiduciaires.

  • Une certaine forme d'évaluation de la régie interne est essentielle pour que les administrateurs de régimes comprennent les risques de régie auxquels les régimes et les administrateurs eux-mêmes sont exposés, de même que les améliorations qui s'imposent. À cette fin, on peut faire appel à un mécanisme d'auto-évaluation.

  • De nombreux régimes, même parmi ceux de moindre envergure, se dotent à l'heure actuelle de structures et de pratiques de régie interne.

  • La compréhension des rouages de la régie interne et de l'auto-évaluation se développe sans cesse et évoluera avec le temps.


Objectifs du Groupe de travail

Le Groupe de travail poursuit trois grands objectifs :
  • Élaborer un ensemble de principes de régie interne que pourront adopter les régimes de toute taille et de toute catégorie partout au Canada, renforçant ainsi l'efficacité des pratiques de régie des régimes de retraite enregistrés et la protection des bénéficiaires.

  • Élaborer un régime rentable d'auto-évaluation et de rapports mettant l'accent sur les enjeux de haut niveau plutôt que sur les processus, et qui soit souple et applicable à tous les régimes de retraite.

  • Aider les administrateurs de régimes à mieux comprendre leurs obligations de rendre compte des décisions et des mesures qui ont une incidence sur leur régime de retraite et sur le service des prestations promises.

    Le Groupe de travail est d'avis que, si ces objectifs peuvent être réalisés, les bénéficiaires et les administrateurs en tireront des avantages substantiels sans qu'il soit nécessaire d'ajouter à la réglementation.

    Le pourquoi de la régie interne

    Les avantages d'une régie interne efficace des régimes de retraite figurent à l'annexe 1.

    Principes de régie interne

    Les principes de régie interne des régimes de retraite sont énumérés à l'annexe 2, et chacun s'accompagne d'un bref commentaire.

    Questionnaire sur la régie interne des régimes de retraite

    Un outil d'auto-évaluation figure à l'annexe 3 et s'accompagne des instructions pertinentes.


    Autres sources d'aide à l'intention des administrateurs de régimes

    L'ACGFR, l'ACARR et le BSIF ont affiché leurs lignes directrices en matière de régie interne sur leur site Web respectif :




    Conclusion

    Au Canada, les régimes de retraite en sont à un point tournant en matière de régie interne. On reconnaît de plus en plus qu'une régie efficace est une caractéristique essentielle d'un régime de retraite bien administré. De nombreux régimes ont donné suite à ce besoin; beaucoup d'autres ne l'ont pas fait. Diverses approches en matière de régie interne ont fait l'objet d'essais, et l'ACGFR, l'ACARR et le BSIF ont discuté des principes de régie interne dans les lignes directrices qu'ils ont publiées, et pourtant la question demeure floue pour de nombreux administrateurs de régimes. Toutefois, à défaut d'une régie améliorée, les régimes s'exposent à une multiplication des procédures judiciaires, à une intervention plus marquée des organismes de réglementation dans le fonctionnement des régimes et à une réglementation plus dirigiste.

    Le rapport du Comité sénatorial a relancé l'idée selon laquelle chaque régime devrait adopter une norme de régie interne correspondant à sa situation particulière. Les régimes de retraite du Canada ont l'occasion de passer à la prochaine étape de leur développement en examinant les principes et l'outil d'auto-évaluation élaborés par le Groupe de travail et en mettant en place ces principes de la manière qui répond le mieux à leur situation particulière.


    Annexe 1
    Le pourquoi de la régie interne

    Un système efficace de régie interne est un bon mécanisme de gestion globale des risques. La capacité de contrôler les risques, juridiques et autres, auxquels les répondants et les fiduciaires des régimes de retraite sont confrontés n'est que l'un des avantages découlant de saines pratiques de régie interne. En effet, une régie interne efficace se traduit également par des placements plus performants, par un emploi plus judicieux du temps des répondants des régimes de retraite et des employés qui y sont affectés et par le fait que les membres du régime peuvent être certains que ce dernier est en mesure d'assurer le service des prestations, tant aujourd'hui que demain. En outre, une auto-évaluation de la régie interne qui débouche sur des pratiques améliorées de régie permettra d'éviter que le gouvernement soit tenu de réglementer davantage les régimes.

    Régimes à cotisations déterminées

    Même si les principes d'une saine régie interne s'appliquent aux régimes de retraite de tout type et de toute taille, il convient de souligner plus particulièrement le cas des régimes à cotisations déterminées. Certains répondants de régimes présument que leurs responsabilités en matière de régie interne sont atténuées, sinon éliminées, du fait que, dans un régime à cotisations déterminées, le risque de placement est transféré aux membres. Certaines questions méritent toutefois d'être soulevées sous l'angle de la régie, notamment la gamme d'options de placement offertes aux membres, le rendement de ces options et le programme d'information et de communication à l'intention des membres. En outre, les responsables de la régie doivent mettre en place des processus pour garantir la conformité de l'administration du régime, du versement des cotisations et du service des prestations à la législation pertinente et au libellé du régime. Bien qu'ils ne soient pas assujettis à la législation régissant les régimes de retraite, les REER collectifs devraient également être régis en vertu de principes semblables à ceux encadrant les régimes à cotisations déterminées.

    Autoréglementation

    Certains organismes de réglementation des régimes de retraite commencent à opter pour l'autoréglementation. Cela signifie que l'obligation d'assurer le service adéquat des prestations relève non plus de l'organisme de réglementation, mais bien d'autres intervenants du secteur des pensions, comme les responsables de la régie des régimes, les administrateurs, les gestionnaires, les répondants, les employeurs, les syndicats et les associations d'employés, les conseillers, les institutions financières et les membres eux-mêmes. Autrefois, de nombreux répondants comptaient sur les organismes de réglementation pour leur signaler les cas de dérogation à la législation applicable. En situation d'autoréglementation, chaque intervenant rend compte aux autres de la viabilité soutenue de l'industrie. Dans ce contexte, il importe de savoir si chaque intervenant fait bien son travail. Le questionnaire d'auto-évaluation de la régie interne des régimes de retraite aide les préposés à la régie à évaluer leur propre rendement et à déceler les lacunes nécessitant des correctifs.

    L'auto-évaluation permet aux répondants de partager la responsabilité du service des prestations avec les autres intervenants. La transparence de l'information sur la conjoncture, les décisions et les mesures prises fait partie intégrante de la reddition de comptes. La communication des résultats de l'auto-évaluation (par exemple, aux administrateurs de l'employeur offrant le régime, à chaque employeur et syndicat participant dans le cas d'un régime interentreprise, et aux membres) permet de rendre compte de la situation aux intervenants intéressés plutôt qu'à l'organisme de réglementation. Par conséquent, le Groupe de travail considère que la communication des conclusions et des plans d'action à d'autres intervenants constitue une pratique exemplaire de l'industrie et recommande que les organismes de réglementation reçoivent ou réclament les résultats des auto-évaluations en matière de régie seulement en cas d'inquiétude sur la régie interne d'un régime. En fait, le BSIF a signalé son intention de ne pas demander de façon courante à recevoir les résultats des auto-évaluations en matière de régie.

    Le rôle de l'organisme de réglementation

    L'expérience acquise par les organismes de réglementation en matière de régie des régimes à rendement déficient souligne la pertinence de doter chaque régime de retraite de mécanismes appropriés de reddition de comptes et de contrôle. Ainsi, la confusion quant aux responsabilités et aux attentes, l'incapacité d'assurer le service des prestations, la mauvaise gestion de l'actif d'un régime de retraite et le fait que les responsables de la régie du régime et de la caisse de retraite fassent l'objet de procédures judiciaires sont autant d'indices de problèmes de régie interne.

    Même si les organismes de réglementation s'efforcent de déceler tout indice d'une mauvaise gestion, l'application d'un outil d'auto-évaluation par un régime témoigne d'un niveau approprié de prudence. Le présent document vise notamment à aider les préposés à la régie et les administrateurs des régimes à être mieux préparés à répondre aux questions d'un organisme de réglementation ou de tout autre intervenant au sujet de la régie interne du régime. Une saine régie interne d'un régime de retraite tient compte des intérêts de tous les intervenants et cherche à alléger la charge de travail de l'organisme de réglementation.

    L'avenir

    Le Groupe de travail entend évaluer l'efficacité du questionnaire en mesurant, à l'aide d'un sondage anonyme, le nombre de régimes qui l'utilise, les autres mesures qui s'imposent, l'identité des personnes informées des résultats, etc. Dans l'intervalle, nous pressons les responsables de la régie interne des régimes de parfaire leurs connaissances en ce qui touche la régie interne des régimes de retraite, l'auto-évaluation de la régie, la gestion des risques et le partage de l'information en situation d'autoréglementation.

    Annexe 2
    Principes de régie interne des régimes de retraite

    Même si le Groupe de travail estime que les principes de base en matière de régie s'appliquent à tous les mécanismes de retraite, il s'est penché plus particulièrement sur les régimes de retraite enregistrés. Ces principes couvrent tous les aspects de l'exécution d'un régime de retraite, y compris l'administration des pensions, la capitalisation et l'investissement, et s'appliquent aux régimes de retraite sans égard à leur type ou à leur taille, y compris aux régimes à cotisations déterminées et aux régimes interentreprise.

    De l'avis du Groupe de travail, ces principes sont essentiels à la régie efficace d'un régime de retraite. Ces principes peuvent être mis en œuvre de bien des façons. La valeur d'une saine régie procède d'une réflexion à l'égard de chacun de ces principes, puis de la prise d'une position réfléchie.

    Principe Discussion
    1. La mission des régimes de retraite doit être claire · La mission du régime définit la raison d'être de ce dernier. Elle traitera sans doute des motifs pour lesquels le répondant a mis le régime en place. Elle doit être nettement distincte de la mission de l'entreprise et des syndicats.
    · La mission facilite l'adoption d'objectifs mesurables en regard desquels le rendement du régime, des préposés à sa régie et des administrateurs est mesuré.
    2. La principale responsabilité fiduciaire du régime est envers les bénéficiaires · Les préposés à la régie du régime et les administrateurs doivent faire primer les intérêts du régime et de ses bénéficiaire sur ceux de tout groupe particulier.
    · Un code de déontologie, y compris des politiques et des procédures en matière de conflits d'intérêts, couvrant l'administration et la capitalisation des prestations, de même que les placements, doit être clairement articulé et surveillé.
    3. L'attribution des responsabilités et des obligations de rendre compte doit être claire, de manière à : · identifier les intervenants
    · attribuer les responsabilités
    · définir les rôles     		· Les préposés à la régie et les administrateurs doivent définir les responsabilités de chaque participant à la régie, à la gestion et au fonctionnement du régime, et préciser clairement à qui chacun doit rendre des comptes.
    · La communication et la transparence renforcent la reddition de comptes.
    · Par exemple, les administrateurs ou les membres du conseil de fiducie peuvent déléguer leur obligation d'assurer le service approprié des prestations à un comité des pensions, lequel pourra déléguer à son tour cette tâche à des cadres supérieurs, qui pourront en charger un cadre inférieur ou un mandataire de l'extérieur. La responsabilité des administrateurs ou des membres du conseil de fiducie n'est pas transférée par cette délégation, de sorte que des mécanismes de surveillance doivent être en place.
    Dans le cas des régimes modestes, le nombre d'intervenants peut être réduit, mais le principe d'attribution des responsabilités et des obligations de rendre compte est le même.
      4. Le rendement doit être mesuré et faire l'objet de rapports · Les préposés à la régie du régime doivent mesurer le rendement, y compris l'administration des pensions, le niveau de capitalisation et les placements, en regard d'objectifs prédéfinis qui peuvent être modifiés suivant l'évolution des besoins.
      · La mesure du rendement facilite la distinction entre la surveillance des opérations et leur exécution.
      · Les objectifs et les mesures de rendement doivent être adaptés aux besoins de chaque régime.
      · Les résultats doivent être communiqués aux intervenants appropriés.
      5. L'administrateur du régime doit être compétent et avoir les connaissances nécessaires · Chacun des participants à l'administration du régime doit avoir ou acquérir des connaissances et des compétences à jour et appropriées en fonction des responsabilités et des obligations de rendre compte qui lui sont attribuées.
      6. La régie doit faire l'objet d'une auto-évaluation · Le processus de régie doit être revu et modifié de temps à autre pour en assurer l'efficacité et les intervenants appropriés doivent recevoir des rapports à cet égard.

      Définitions

      L'expression « administrateur » s'entend de la personne ou de l'organisme (y compris ses mandataires) exerçant des responsabilités de régie, de gestion ou de fonctionnement courant ayant une incidence sur le droit des membres et des bénéficiaires aux prestations.

      L'expression « préposé à la régie » s'entend de la personne ou de l'organisme responsable au premier chef de la régie du régime d'après le libellé de ce dernier ou la législation pertinente (par exemple, le conseil d'administration du répondant, ou le Conseil de fiducie d'un régime interentreprise). Il peut également s'agir d'un comité exerçant des responsabilités pour le compte du régime ou de ses membres.

      L'expression « intervenant » s'entend de toute partie qui s'intéresse aux résultats des décisions et des mesures prises à l'égard du régime. Cela comprend les membres du régime, les préposés à sa régie, les administrateurs, les gestionnaires, les répondants, les employeurs, les syndicats et les associations d'employés, les conseillers, les institutions financières et les gouvernements.

      Appendix 3

      Questionnaire sur la régie interne des régimes de retraite

      Questionnaire*

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